Persone e accessi, una domanda alla volta.

Nell’organizzazione scegli Impostazioni, Amministrazione, Persone, Invita per email…; in uno spazio, Invita in questo spazio…. Scrivi l’indirizzo e scegli cosa potrà fare, e la mail la manda Fallthere, con un mittente solo. Chi è invitato trova l’invito entrando, anche senza un account: l’account nasce con l’invito, e Entra lo accetta.

Nell’organizzazione scegli Membro, che lavora nell’organizzazione, oppure Ospite, che vede solo quello che gli si apre: gli ospiti si ammettono in Generale, sotto Chi entra. In uno spazio scegli Modifica (legge, scrive e crea), Commenta (legge e lascia commenti) o Legge (senza cambiare niente). Un invito non dà mai «Gestisce»: lo vietano anche le regole del database.

Di serie chi amministra, o chi ha il permesso «Invitare»; in Impostazioni, Amministrazione, Generale, sotto Chi entra, l’organizzazione può lasciare invitare a ogni membro. Chi non può lo sa prima di scrivere un indirizzo, e trova Chiedi a chi amministra e Chi può fare cosa. In uno spazio invita chi può condividerlo.

Nell’organizzazione quelli di base sono Guida, Amministra, Membro e Ospite; su una pagina o in uno spazio sono Legge, Commenta, Modifica e Gestisce. I tuoi li scrive chi amministra in Impostazioni, Amministrazione, Ruoli: un nome, una descrizione obbligatoria e le capacità che scegli, per esempio un «Revisore esterno» che può leggere, commentare ed esportare.

Nove: leggere, commentare, modificare, creare dentro, mettere nel cestino, condividere, esportare, usare Pan e leggere i campi riservati. Spuntandone una si spuntano anche quelle che servono: con «condividere» arrivano «modificare», «commentare» e «leggere».

Chi la gestisce, cioè chi ha Gestisce sulla pagina o sullo spazio: nella finestra per condividere ha Aggiungi qualcuno. Chi la vede e non la gestisce trova Chiedi di aggiungere qualcuno: la richiesta va da sola a chi può condividere, che decide.

Nella finestra per condividere scegli la persona, Cosa potrà fare e Per quanto: per sempre, una settimana, un mese. Accanto al nome compare la data in cui l’accesso finisce, e a quella data finisce. Marta, per esempio, dà a Davide una settimana di accesso a una pagina.

Nella finestra per condividere apri Altro, scegli la persona in Cosa vedrebbe…? e premi Guarda: la risposta è a parole, per esempio «Può leggere ed esportare; non può modificare». La dà il database, capacità per capacità.

Apri Condividi (su una pagina, poi Chi la vede): nell’elenco tocca Cambia accanto al nome e poi Togli. Un accesso a tempo finisce da solo alla data. Ogni concessione resta scritta nel registro, con chi, quale e quando, mai il contenuto, e una riga scritta non si cambia e non si toglie.

Prima ti dice chi la vedrà, per esempio «Lo vedranno anche le 12 persone di Vendite. Spostarlo?». Dove non puoi, dice «Qui no» e perché.

Trovi Chiedi l’accesso. In una conversazione su richiesta tutti vedono il nome e nessuno i messaggi: chi vuole entrare chiede, e la richiesta arriva in Ora ai responsabili.

Chi ha la capacità «leggere i campi riservati». Senza, la colonna non arriva nemmeno: non è nascosta dalla schermata, non viene mandata.

Apri Team, dal menu dell’organizzazione o dalle Impostazioni, e scegli Nuovo team. In Chi c’è metti le persone, in Dove lavora gli spazi aperti al team, con cosa può fare e fino a quando. Lo spazio del team nasce con il team e si chiama come lui.

Un team è un gruppo di persone e ha il suo spazio, che nasce con lui: entrare nel team vuol dire entrare nello spazio, e uscire vuol dire uscirne. Uno spazio è un posto dove stanno le pagine, aperto a chi scegli tu.

Chi amministra, o chi guida il team, come decide il database.

In Gestione, la scheda della tabella Persone per chi gestisce le persone (la apri con Apri le persone): chi sta per entrare, con Rimanda e Ritira, poi una riga per persona con nome, ruolo e spazi. Rimanda rinnova l’invito e lo rimanda, al più una volta ogni dieci minuti.

Nella tabella Persone: Riferisce a è un grafo dall’alto in basso, con la foto sopra il nome, e Per team ha lo stesso disegno. Titolo e «Riferisce a» li scrive chi amministra; sul telefono diventa un elenco rientrato.

Con l’accoglienza: un documento con i passi che chi arriva fa uno alla volta, in Impostazioni, Amministrazione, Accoglienza. Può essere per tutti, per un team o per un ruolo: quella del team vince su quella del ruolo, e quella del ruolo su quella di tutti. Vedi Accoglienza.

Per entrare in uno spazio sì, ma lo crea l’invito. Per una chiamata con un link, un modulo o una prenotazione no: sono pagine pubbliche, e l’ospite vede solo quello.

Solo la stanza: le facce, lo schermo, le domande, le note. Non vede conversazioni, spazi, lavagne né Pan. Copia un link per entrare porta gli ospiti a una pagina pubblica, e il link vale dodici ore e si annulla.

Mandi il link: la pagina è pubblica, ha i colori e il carattere della tua organizzazione, e chi risponde non ha bisogno di un account. Le risposte di un modulo sono righe di una tabella, che vede chi ha accesso alla tabella; una prenotazione arriva come richiesta da Conferma o Rifiuta, se la pagina non si conferma da sola.

Se la persona che li ha fatti li mostra alla squadra, nella tabella Persone, con il loro nome e la loro faccia al posto della foto, e nell’organigramma sotto di lei. Chi vede un agente, solo tu o anche la squadra, si sceglie quando lo prepari.

Nel CRM: sono segnate «Di fuori», non sono né membri né agenti, e una ricerca sola le trova per nome, dominio o email. Quando ti scrive qualcuno, Aggiungi alle persone… lo mette fra i contatti.

Sì. Un’app dà un codice di sei cifre e, se la attivi dal Profilo, per entrare serve anche quel codice. Chi guida l’organizzazione può chiederla a tutti: in Impostazioni, sotto Amministrazione, Generale ha la sezione Sicurezza con la casella Chiedi la doppia verifica a tutti. Chi non ce l’ha la attiva al prossimo accesso, e chi ce l’ha non può spegnerla.